Office 365 nos ofrece distintas opciones a la hora de poder crear grupos de usuarios, según las necesidades que se tengan.
Cuando entramos al panel de Office 365 y vamos a crear grupos de usuarios, lo primero que nos sale es qué tipo de grupo crear. Existen varios tipos y, según la finalidad del mismo, tendremos que crear un grupo u otro. A continuación os explicamos los distintos grupos y la mejor opción para cada caso.
Listas de distribución: Quizás el grupo más sencillo de los tres. Una lista de distribución nos permite disponer de una dirección de correo por la que recibir y enviar correo. Los correos llegaran directamente a la bandeja de los usuarios del grupo por separado. Cada usuario gestionará el correo por su cuenta. Además, las listas de distribución permiten a los usuarios poder enviar correos en nombre de o desde la dirección del grupo, lo cual resulta bastante cómodo en muchas situaciones, y de una forma que unos usuarios pueden tener permiso para ello y otros no.
Grupos de seguridad: Office 365 está basada en Azure Active Directory. Los grupos de seguridad de Office 365 son los tradicionales grupos de seguridad de Active Directory. Con estos grupos se pueden asignar permisos a grupos de usuarios para determinadas funciones. Este tipo de grupos son muy útiles para, por ejemplo, SharePoint, en la que las bibliotecas pueden ser gestionadas por usuarios, asignando permisos de lectura, lectura y escritura según el determinado grupo.
Grupos de Office 365: Estos grupos son el nuevo concepto de trabajo en grupo que incluyó Office 365. Estos grupos pueden ser creados por los propios usuarios desde Outlook. Con este tipo de grupos los usuarios disponen de un buzón compartido, calendario, archivos, sitio de SharePoint entre otras cosas. Este tipo de grupo proporciona una nueva experiencia de espacio compartido entre usuarios, con herramientas propias para el grupo. También se dispone de una cuenta de correo de grupo que entrará dentro del apartado Grupos que nos encontramos en Outlook. Además, también dispone de la opción de poder enviar con esta cuenta de correo.
Buzones compartidos: No se trata de un grupo propiamente dicho aunque si entra en la dinámica de lo visto anteriormente. Office 365 dispone de la utilidad de crear buzones compartidos entre usuarios sin asignar una licencia. Estos buzones no disponen de la capacidad de las cuentas normales de Office 365 pero proporciona un espacio para buzón de correo electrónico y calendario compartido. Este tipo de buzón crea un buzón en Outlook (no puede verse a través de la aplicación de Outlook para dispositivos Android, iPhone o MAC) por el cual todos los usuarios tienen acceso al mismo de una manera compartida, es decir, los correos leídos o borrados son a nivel de grupo y no a nivel individual.
Todos los grupos se crean desde el administrador de Exchange menos los grupos de Office 365 que están destinados a ser creados por los propios usuarios desde Outlook, aunque se recomienda que la supervisión se realice a través del administrador de Exchange de la empresa.
Desde Controlsys podemos asesorar en cada caso cual es el mejor grupo para crear según las necesidades de cada caso, ya que puede ser aconsejable la creación de un grupo con respecto a otro dependiendo del uso y cada caso.
