Office 365 dispone de muchas utilidades que facilitan a los usuarios la gestión de su correo electrónico. Una de ellas es el archivado local de correo, por lo que gracias a este servicio los usuarios disponen de un archivado online de sus correos, aprovechando mejor el espacio de su cuenta sin perder prestaciones.
El archivado de correos online proporciona acceso a los correos archivados desde cualquier ubicación y dispositivo, pero otorgando al usuario seguridad y disponibilidad que no tendría con un archivado local tradicional. Además, Office365 pone a disposición de los usuarios un panel de gestión que ayuda a realizar todas las tareas necesarias, evitando la dificultad en la gestión del mismo. Los usuarios pueden acceder al archivo desde Outlook y Outlook Web App por lo que el archivo estará siempre disponible y de una manera intuitiva y rápida, además de segura. Además, gracias a las directivas de retención, los usuarios se pueden desentender de las tareas de archivado, realizándose según las mismas para toda la organización o usuarios seleccionados.
En resumen obtenemos gracias a este servicio:
- Seguridad y confiabilidad
- Mantiene los datos importantes en un único lugar
- Mantiene los datos de forma permanente y protegidos con copias continuas en los centros de datos de Microsoft
- Consigue Alta disponibilidad y respaldo financiero.
- Acceso y personalización
- Permite trabajar con directivas globales o propias de usuario para el archivo del correo. Incluso definir políticas especiales para carpetas o mensajes concretos.
- Permite el acceso a través de OWA y también de Office en versiones compatibles.
- Obtiene las mismas características de soporte y control de la información que existen en el buzón normal.
Para realizar la activación del Archivado local de Office365 debemos acceder como administrador al Centro de administración de Exchange. Dentro de destinatarios, Buzones, seleccionamos el buzón a activar el archivado y, en la parte derecha del listado, disponemos de las opciones para dicho buzón. En estas opciones encontramos la directiva de Archivo Local, la cual activaremos para que el usuario disponga de dicha utilidad.
¿Y cómo asignar una política de retención? Para ello tendríamos que crear una nueva política de retención y asignarle una etiqueta de retención según las necesidades que tengamos. Para ello debemos hacerlo desde el propio Centro de Administración de Exchange, en Administración de cumplimiento. Desde dicha opción primeramente creamos una etiqueta de retención de archivado con los parámetros deseados. Una vez dispongamos de la etiqueta podemos crear una nueva directiva de retención o reutilizar alguna de las que tengamos en uso, añadiendo la nueva etiqueta creada. Si reutilizamos una que esté en uso, automáticamente se aplicará a todos los usuarios con dicha directiva asignada la nueva configuración. En caso de que se cree una nueva directiva de retención, tendremos que asignarla a los usuarios a través de la opción Destinatarios, buzones, entrando en los buzones a los que queramos asignar la directiva de retención, Características del buzón y en la opción de Directiva de retención.
Como hemos comentado, el Archivo local de Office365 nos parece una herramienta bastante interesante y a tener en cuenta por cualquier organización. Desde Controlsys podemos estudiar las necesidades de cada empresa para optimizar el uso de Office365 con todas las herramientas que ofrece.
Por un lado es normal hacerse las siguientes preguntas ¿Quién puede hacer uso de este sistema y de que espacio se dispone?
Actualmente todos los planes de Exchange Online (excepto Quiosco) soportan esta característica. Además, aquellos planes de Office 365 que incluyen Exchange Online también lo incluyen con la misma exceptuación.
Los planes Exchange Online P1 y aquellos de Office 365 que lo incluyen disponen de 50Gb de archivado. Mientras que los planes Exchange Online P2 y aquellos de Office 365 que lo tienen, disponen de un archivado ilimitado. Para aquellos planes que no lo incluyen, Microsoft tambien ofrece estos planes de forma individual y para uso tanto con productos on-premises, cuentas Exchange quiosco, etc.
