Muchos de nuestros clientes nos preguntan cómo y dónde almacenar sus ficheros, dudando entre OneDrive empresa y Sharepoint. La respuesta no es siempre sencilla y puede depender de muchos factores dentro de la organización seguridad, control, cumplimiento, etc. Pero también debe depender del uso que deba hacerse de los ficheros dentro de la organización y de la facilidad o de uso y gestión tanto para el personal de administración de sistemas como para el usuario final. Por ello, hoy nos vamos a centrar en explicar las diferencias que nos encontramos entre las funcionalidades de uno y otro servicio que Microsoft incluye en los planes de Office 365 para que puedas sacarle el máximo partido.

Una de las cuestiones más importantes a evaluar es el uso que se le van a dar a los ficheros que queremos subir a alguno de estos servicios. Por ejemplo, si el uso es más bien privado, son documentos propios del usuario que compartirá alguna que otra vez, pero que no necesita de colaboración por parte de otros usuarios, OneDrive para la empresa sería el sitio ideal. De esta forma, cada usuario tendría en su propio espacio personal de OneDrive para la empresa sus propios ficheros, accesibles por el mismo y, en caso de necesitarlo, poder compartirlos con otros usuarios de una manera ocasional.

¿Qué pasa entonces con Sharepoint? Aquí es donde entramos en el uso corporativo y compartido de los documentos. Sharepoint está diseñado para el trabajo colaborativo por lo que es idóneo para archivos que necesitan de colaboración con otros usuarios, edición simultanea o consulta de los mismos por un departamento, la gestión de versiones, etc. La división de Sharepoint en bibliotecas nos permite tener espacios personalizados, cada uno con sus propios permisos y accesos, para que los usuarios puedan colaborar entre ellos para la edición, creación o compartición de ficheros corporativos. Sharepoint permite una gestión avanzada de los archivos y permisos, otorgándole de propiedades avanzadas que OneDrive Empresa no contempla, ya que, como indicamos, se enfoca más a un uso particular por parte de los usuarios.

Además, y como añadido a todo este tema, ya os comentamos hace un tiempo que ya está disponible el nuevo cliente de OneDrive Empresa y Sharepoint, un nuevo cliente que aúna ambos servicios y que han mejorado para que la experiencia de usuario en estos casos sea plena.

Os dejamos a continuación una imagen donde Microsoft resume a modo de cuadro los usos que se le pueden dar a ambos servicios.

Os dejamos también este enlace donde Microsoft pone de manifiesto el objetivo de cada uno de los servicios.

De todas formas, desde Controlsys disponemos de técnicos especialistas que podrán orientar a cada cliente según las necesidades que tengan, ofreciendo siempre la mejor opción para que se pueda aprovechar al máximo los servicios que ofrece Office 365.