Microsoft anunció el pasado mes de Septiembre el próximo reemplazo de Skype Empresarial por Microsoft Teams. Este cambio, según informaron, iría de la mano de nuevas actualizaciones de Microsoft Teams.
Con esta actualización Microsoft pretende que Teams sea la herramienta de comunicación central de Office 365.
¿Que es Microsoft Teams?
Microsoft Teams es el área de trabajo en equipo de Office 365 que integra usuarios, contenido y herramientas para mejorar el compromiso y la eficacia de tu organización. Teams ayuda a mejorar la productividad entre grupos de trabajo y se podría definir como el resultado de la integración de las características de varias aplicaciones de Office 365. Además, los grupos pueden iniciar reuniones, compartir o trabajar en documentos de Office al estar completamente integrado, chatear e incluso enviar emojis o GIF’s.
¿Qué mejoras nos trae Teams respecto a Skype Empresarial?
Muchas son las mejoras que nos trae Teams, al estar completamente integrado con Office 365 como:
- Mayor facilidad para compartir información y archivos
- Posibilidad de trabajar simultáneamente en documentos Office
- Mejor gestión de los grupos
- Integración de aplicaciones de terceros
- Mejora de la experiencia de reuniones pudiendo conocer de un simple vistazo los asistentes, organizadores, día, hora e incluso la posibilidad de cancelar la reunión.
¿Cómo podemos mejorar la eficiencia de Teams?
Lo primero que hay que tener en cuenta es la estructura interna de nuestra organización y su forma de trabajar, saber cómo queremos utilizar la herramienta para darle un buen uso y conseguir mejorar la eficiencia de las comunicaciones.
Hay que organizar los canales con un nombre claro y único, de esta manera evitaremos que los usuarios no sepan dónde encontrar la información, es lo básico para tener una estructura organizada.
Hacer uso de las @menciones. Las menciones son útiles para captar la atención de un usuario o grupo de usuarios que necesitamos en un determinado momento.
Organización de los documentos y las pestañas. Debemos tener cuidado en la manera de organizar la documentación para evitar duplicados, lo mas recomendable es utilizar nombres sencillos y crear diferentes niveles con subcarpetas.
User Voice: Teams es una herramienta muy joven que le queda camino por recorrer y cosas que puede mejorar. En la página de Microsoft Teams User Voice podrás solicitar mejoras, cambios o nuevas características en las que te gustaría que mejorara Teams. Estas páginas son revisadas por ingenieros que estudian y analizan cada solicitud y, con un sistema público de votos se pueden impulsar nuevas ideas para su estudio.
Prepara tu organización para la transición a Teams
Optimiza tu entorno actual de Skype for Business para funcionar con Microsoft Teams. Es importante asegurarnos de que la calidad de la red es adecuada para el cambio y así, evitarnos problemas. Además, Teams combina múltiples servicios de Office 365 que hay que tener instalados para asegurarnos el buen funcionamiento de Teams una vez realizada la transición.
Crea un piloto para conocer el funcionamiento de Teams
Es importante conocer la herramienta y saber cómo se va a utilizar en tu organización cuando llegue el momento para poder estudiar la herramienta antes de hacer el cambio. Para ello, crea la estructura de tu organización, los participantes y diseña un plan de pruebas para saber lo que puedes mejorar.
Una vez implementado Teams, realiza pruebas con el entorno, escribe publicaciones, anima a los usuarios a participar y estudia los resultados para preparar el plan de transición y sustituir Skype for Business por Teams.
Proyecto en marcha: Coexistencia de Teams con Skype Empresarial
Para la transición de Teams tenemos dos opciones a realizar en las organizaciones:
Opción 1 – Coexistencia total con Skype For Business hasta su degradación. Con esta opción le daremos a los usuarios la posibilidad de que las dos herramientas convivan durante un periodo de tiempo hasta que finalmente Skype for Business se elimine y únicamente quede Teams.
Opción 2 – Evolución gradual desde Skype for Business a Teams. De las dos opciones esta es la más recomendable. En este caso iremos introduciendo características de Teams a la par que degradamos sus homólogas en Skype for Business para que los usuarios, de una forma menos agresiva, se vayan familiarizando con la nueva herramienta.
Estas son las principales novedades de la transición de Skype Empresarial a Microsoft Teams. En Controlsys podemos asesorarle y resolverle todas las dudas acerca del cambio a Teams.
