Hoy día, una buena política de seguridad en nuestros sistemas de correo o cualquier otro sistema nos puede evitar disgustos. En Office 365, una de estas políticas permite gestionar el periodo para la expiración de contraseñas y su periodicidad , obligando a los usuarios a tener que cambiar su contraseña, haciendo más seguro el sistema y evitando posibles accesos no autorizados a los datos de la empresa.
Para ello, Office 365 permite generar una política de contraseñas con expiración entre 14 y 730 días. Además, nos permite avisar al usuario desde 1 a 30 días antes de la expiración, para que el usuario recuerde que debe cambiar la contraseña antes de la fecha de expiración. En todo caso, una vez pasado el plazo, el usuario puede cambiar la contraseña sin problemas por lo que nunca se producirá una pérdida de datos.
Es un tema muy sencillo que Microsoft nos permite gestinonar desde el propio panel de administración de Office 365. Una vez dentro de este, debemos ir a la Configuración del servicio, y dentro del mismo a Contraseñas, para poder realizar todo lo anterior comentado.
Una vez dentro del apartado Contraseñas, nos encontramos varias opciones. En primer lugar tenemos un checkbox que nos permite que las contraseñas no caduquen nunca. Esta opción no es recomendable ya que, como hemos comentado anteriormente, por seguridad, la expiración de contraseñas es una de las mejores herramientas para evitar que alguien pueda acceder a datos de la empresa. La segunda opción establece la cantidad de tiempo que una contraseña está activa. Una vez pasados los días que configuremos en este apartado la contraseña expirará, obligando al usuario a cambiarla. La tercera opción establece los días con los que el usuario recibirá la notificación de que debe cambiar su contraseña antes de que expire.
Os adjuntamos una imagen de la pantalla para que podáis encontrar más fácil lo explicado anteriormente. En ella se puede ver configurada una política de expiración de contraseñas cada 360 días y aviso al usuario desde 15 días antes de la expiración de las mismas.
