19 Septiembre 2011

Microsoft acaba de estrenar Microsoft 365, su nueva herramienta para tener nuestra oficina en la nube. Desde Controlsys hemos accedido a una cuenta de prueba para ver su funcionamiento.

Lo primero que nos pide es un dominio para hacer funcionar nuestra "oficina". Podemos asignar uno propio o coger un subdominio de los que nos ofrece Microsoft del estilo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.. Lo que vemos claro es que si estamos interesados en usar Microsoft Exchange lo más normal sería usar nuestro propio dominio además de que podemos seguir usando nuestra propia web ya que el cambio de DNS no afecta al servidor web.

Una vez elegido nuestro dominio podemos crear usuarios, de uno en uno mediante un formulario simple o todos de una vez subiendo un archivo CSV con los datos que nos solicita.

Tras tener a los usuarios creados pasamos al siguiente paso, dar los permisos necesarios, asignar las licencias, etc. Entre las herramientas que encontramos está la anteriormente mencionada Correo Electrónico Exchange. Desde el panel podemos asignar que usuarios tendrán acceso y ya, desde un visor online, podemos gestionar nuestro correo, traspasar nuestros correos anteriores desde Outlook, configurar todas y cada una de las opciones de una manera personalizada ya que cada usuario tiene acceso a varias opciones tales como mensaje de vacaciones, etc. La utilidad que nos da correo electrónico Exchange es tener el correo en la nube, pudiendo consultarlo en su totalidad desde cualquier dispositivo móvil en cualquier momento. Office 365 ofrece a cada usuario un buzón de 25 gigabytes (GB) y le permite enviar mensajes de correo de hasta 25 megabytes (MB).

 

Otra gran utilidad que encontramos es SharePoint. Mediante esta herramienta podemos compartir y editar documentos entre todos los usuarios. Podemos subir los documentos de Word, Excel, etc. y compartirlos con los compañeros, dándoles acceso de lectura o lectura y escritura. Además, a la hora de la edición de los mismos disponemos de una versión On-line de Office por lo que no es necesario descargarlo para poder agregar o modificar cosas dentro de los documentos. La página del SharePoint es completamente configurable con nuestros propios logos, textos, imágenes, etc., lo que hace más personal el estilo.

Ejemplo de Sharepoint personalizado, en la que hemos incluido nuestro logo así como nuestros propios textos y títulos. Además podemos editar facilmente el modo de vista de la tabla de documentos:

Como podéis observar en la imagen el editor de la pagina de Sharepoint es bastante intuitivo y no nos resulta nada complicado ir editando y configurando cada uno de los apartados de la página para poder dejarlo a nuestro gusto:

Además, como hemos dicho anteriormente, Sharepoint dispone de una herramienta para editar documentos on-line. Así, en la imagen de más abajo podemos ver un ejemplo de edicion de documento de Word a través de la aplicación on-line. Si en cualquier momento esta se nos quedase pequeña para lo que necesitamos hacer disponemos de un botón que automáticamente nos abriría dicho documento en nuestro Oficce Word local para poderlo editar, actualizándolo después en nuestra intranet de Sharepoint.

Las herramientas disponibles en Sharepoint son Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint y Microsoft OneNote. Además nos da la oportunidad de ver y editar simultáneamente hojas de cálculo de Excel y blocs de notas de OneNote con otras personas en tiempo real sabiendo exactamente quién está editando y viendo cada documento.

Más herramientas incluidas es Lync que viene a ser el gestor de comunicación de Officce 365. Lync trata de ser el Messenger/Skype de la suite para poder comunicarse via mensajería, voz, transferencia de archivos… Lync permite ponernos en contacto con otras personas mediante mensajería instantánea, videollamadas de Lync o conferencias en línea desde las aplicaciones de Office. La herramienta además nos permite compartir el escritorio, uso de pizarras en línea y presentaciones con compañeros y partners tanto dentro como fuera de su organización. Lync es compatible para la comunicación a un solo clic con otros usuarios de Office 365, Windows Live y Windows Live Messenger.

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